Jakie pomieszczenia wynająć na archiwum?

Archiwum to miejsce, w którym gromadzi się rozmaite zbiory dokumentów ważnych dla danej firmy. Przechowywane materiały najczęściej występują w formie papierowej, jednak coraz częściej istotną rolę odgrywają też publikacje multimedialne. Z uwagi na fakt, że wszystko to jest cenne i powinno zachować swoją trwałość przez określony czas, wszelkie archiwalia powinny znajdować się w odpowiednich warunkach. Dlatego też tak ważny jest dobór pomieszczenia, które sprawdzi się jako firmowe archiwum.

Warunki, jakie musi spełnić pomieszczenie na archiwum

Każdy lokal użytkowy na wynajem powinien być dostosowany do funkcji, jakie docelowo ma spełniać. Nie inaczej jest w przypadku archiwum, które powinno być prowadzone nie tylko przez instytucje państwowe czy jednostki edukacyjne, badawcze lub budżetowe, ale również i przez przedsiębiorstwa prywatne, jeśli wytwarzają dokumenty archiwalne. Konieczne jest wówczas zorganizowanie odpowiedniego archiwum zakładowego.

Pomieszczenie na archiwum musi przede wszystkim zabezpieczać przechowywaną dokumentację zarówno przed uszkodzeniami spowodowanymi czynnikami zewnętrznymi, jak i zniszczeniem czy kradzieżą. Lokal nie może być usytuowany na terenie zalewowym. Jeśli znajduje się na parterze lub piętrze budynku, trzeba uwzględnić wytrzymałość stropów. Jeżeli jednak zlokalizowany jest w piwnicy, wymagana jest wentylacja, aby zapewnić odpowiednią temperaturę i wilgotność przez cały rok. Nie powinny w niej znajdować się też żadne rury wodno-kanalizacyjne czy grzewcze. Oprócz tego pomieszczenie musi zapewniać dostęp do całej przechowywanej dokumentacji.

Istotne jest też zapewnienie stosownych zabezpieczeń, takich jak sprzęt przeciwpożarowy (gaśnice), ogniotrwałe i antywłamaniowe drzwi czy okna zabezpieczone kratami albo szybami antywłamaniowymi. Równie istotne jest też wyposażenie, czyli m.in. regały metalowe, stosowne oświetlenie, zamykane szafy do przechowywania ważnej dokumentacji itp.

Warto też zwrócić uwagę na to, aby pomieszczenie na archiwum było na tyle wygodne, by zapewniało komfortową pracę pracownikom. Można je dowolnie wyposażyć i dostosować do potrzeb każdego użytkownika.